Eine Saubere Sache: Die Checkliste für den Reinigungsplan

Was ist ein Reinigungsplan und wofür braucht man ihn?

Reinigungspläne sind wichtig, damit alle Hygienevorschriften strukturiert und organisiert eingehalten werden können. Ein Reinigungsplan kann außerdem deine Hygienestrategien und -konzepte unterstützen und effektiver machen. So sorgst du stets für ein sauberes Arbeitsumfeld, welches die Sicherheit von Mitarbeiter*innen, Kund*innen und Prozessen garantiert.

Eine Checkliste für den Reinigungsplan hilft dir zudem sicherzustellen, dass alle Bereiche einer Einrichtung (z.B. Arbeitsplatz, Hotel, Schule Küche etc.) regelmäßig und sorgfältig gereinigt werden. Mit diesem Tool behält das Reinigungspersonal den Überblick über alle erforderlichen Reinigungsarbeiten, wodurch sich diese zuverlässiger durchführen und planen lassen. Einen Reinigungsplan oder Reigungsliste zu erstellen, trägt somit zu einem qualitativ hochwertigen Service bei.

Indem du einen strukturierten und detaillierten Reinigungsplan erstellst, kannst du nachvollziehbar kontrollieren, ob alle notwendigen Reinigungsarbeiten von deinem Personal durchgeführt worden sind und ob allen Hygienevorschriften nachgekommen worden ist. Ob im gastronomischen Bereich, in Laboren oder anderen Einrichtungen, wie Schulen, Krankenhäusern oder Museen, Reinigungspläne und Reinigungslisten sind nie Fehl am Platz und bergen viele Vorteile.

Wie erstellt man einen Reinigungsplan?

Wie bei jeder Tätigkeit, solltest du dir von vorneherein darüber bewusst sein, wie du die Inhalte deines Reingungsplans definieren möchtest. Bevor du einen Reinigungsplan angemessen strukturieren kannst, ist es deshalb wichtig, dass du dir darüber klar wirst, welche Elemente er beinhalten soll, und wie du diese integrieren möchtest. Sei präzise, führe eine Begehung durch und stelle den Ist-Zustand fest, um Rückschlüsse über den Soll-Zustand ziehen zu können. Vermeide zu viel Text und gliedere deine Reinigungsliste in separate Punkte, damit der Plan nicht verunsichert. Orientiere dich außerdem an den in deiner Branche geltenden Vorschriften, wie z.B. dem HACCP Konzept in der Lebensmittelindustrie und strukturiere deine Listen entsprechend. Über die folgenden 3 Elemente solltest du dir deshalb vor der Erstellung klar sein:

1. Wer sind die Nutzer*innen des Reinigungsplans und an wen richtet er sich?
   Ein professionelles Reinigungsteam braucht unter Umständen weniger Anleitung, als beispielsweise Restaurantmitarbeiter*innen, deren Hauptaufgabe nicht in der Reinigung besteht. Sind die Nutzer*innen mit den speziellen Umständen einiger Geräte vertraut? Wie spezifisch muss angeleitet werden? Analysiere die aktuelle Situation, befrage Mitarbeiter*innen und versuche so sorgfältig wie möglich vorzugehen.
2. Welche Bereiche müssen gereinigt werden?
   Ergibt es Sinn, deine Reinigungsliste nach Räumen zu unterteilen? Müssen besondere Richtlinien beachtet werden? In einem Labor werden Gerätschaften vielleicht durch das Personal gereinigt, andere Bereiche, wie Toiletten, die Küche oder Aufenthaltsräume allerdings durch ein Reinigungsteam. Mache dich mit den unterschiedlichen Gegebenheiten vertraut und überlege dir, wie du deine Reinigungsliste am besten gestaltest, um maximale Produktivität zu gewährleisten.
3. Gibt es bestimmte Zeiträume, die beachtet werden müssen?
   Während manche Maschinen oder Räume vielleicht mehrmals täglich gereinigt werden müssen, so wie es in Krankenhäusern der Fall ist, so müssen einige Produktionsmaschinen womöglich nur einmal pro Woche überprüft und gereinigt werden. Wie steht es um die Kaffeemaschine im Pausenraum? Wie häufig müssen Treppenhäuser gereinigt werden? Befasse dich umfassend mit diesen Fragen, und sorge so dafür, dass deine Räumlichkeiten und Geräte stets im optimalen Zustand sind.

Diese 4 Elemente gehören in jeden Reinigungsplan

Reinigungspläne können so individuell und anpassungsfähig sein, wie du es brauchst. Dennoch gibt es selbstverständlich einige Elemente, die in jedem effektiven Reinigungsplan vorhanden sein sollten. Häufig gibt es auch gewisse internationale Vorlagen, nach denen du dich richten musst und die du in deinen Reinigungsplan einbauen solltest, wie beispielsweise die Vorgaben der ISO 14159 für Maschinensicherheit. Informiere dich über geltende Anforderungen und verfasse auf dieser Basis deine Reinigungsliste.

1. Konzentriere dich auf die unterschiedlichen Arbeitsbereiche, die gereinigt werden müssen. Am besten ist es, wenn du gesonderte Checklisten für jeden Bereich erstellst. So bleibt alles übersichtlich und unkompliziert.
2. Welche Gegenstände, Geräte oder Utensilien befinden sich in den jeweiligen Bereichen? Stelle sicher, dass alle zu reinigenden Geräte aufgelistet sind und du präzisierst wie deren Reinigung auszusehen hat. Füge Bilder hinzu oder hänge eine Bedienungsanleitung an, damit Mitarbeiter*innen sich die Reinigungsvorgaben immer ins Gedächtnis rufen können.
3. Mit welchen Reinigungsmitteln oder nach welchen Methoden soll gereinigt werden? Müssen Ablagen desinfiziert werden? Müssen Behälter sterilisiert werden? Gibt es spezielle Reinigungsmittel für bestimmte Maschinen? Muss das Reinigungspersonal Handschuhe tragen oder sind einige Reinigungsmittel eventuell sogar schädlich und sollten nicht direkt eingeatmet werden? Notiere diese Angaben besonders sorgfältig um etwaige Verletzungen zu vermeiden und um deine Mitarbeiter*innen zu schützen.
4. Vergiss nicht die Reinigungsliste mit mindestens einem Datum, eventuell auch einer Uhrzeit, von deinen Mitarbeiter*innen versehen zu lassen. Sichere dich zudem ab, indem du den/die Verantwortliche*n die Reinigung mit einer Unterschrift gegenzeichnen lässt. Bleibe so stets auf dem neuesten Stand, identifiziere Unzulänglichkeiten und dokumentiere die Reinigungsarbeiten nachvollziehbar.

Reinigungspläne in 5 Schritten effektiv umsetzen

Reinigungsarbeiten umfassen zahlreiche Aufgaben, je nach Art der Einrichtung und Anzahl der Reinigungen. Indem du einen Reinigungsplan erstellst, vermeidest du es, das Reinigungsarbeiten und spezifische Aufgaben übersehen werden, Verwirrungen entstehen oder Arbeiten doppelt ausgeführt werden. Mit diesen 5 Möglichkeiten kannst du einen Reinigungsplan mit einer Checkliste effektiv durchzusetzen:

1. ORGANISIERE UND VERTEILE AUFGABEN

Liste alle Aufgaben in einer Reinigungsliste auf und ordne sie nach deren Häufigkeit. Die Aufteilung der Aufgaben hilft dem Reinigungspersonal, zu bestimmen, welche Reinigungsverfahren priorisiert werden müssen. Anschließend ordnest du die Aufgaben einer täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ebene zu. So strukturiert, kannst du sicherstellen, dass alle anfallenden Aufgaben zur richtigen Zeit erledigt werden.

2. ERSTELLE FÜR DIE CHECKLISTEN EINEN REINIGUNGSKALENDER

Ein Reinigungskalender enthält Informationen zu den Terminen der Reinigungsaufgaben und den zugeordneten Mitarbeiter*innen. Dies hilft den Manager*innen, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter*innen zu sehen, bevor Reinigungsarbeiten gebucht werden. Auf diese Weise können etwaige Verwirrungen umgangen werden.

3. FÜHRE MITHILFE DER CHECKLISTE QUALITÄTSKONTROLLEN DURCH

Führe nach Reinigungsarbeiten mithilfe einer Checkliste eine Qualitätskontrolle durch, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben und alle vom Kunden gestellten Bedingungen/Anforderungen erfüllt wurden. Qualitätsprüfungen schützen dein Unternehmen vor Haftungsansprüchen, die nach Abschluss des Reinigungsservices geltend gemacht werden.

4. FÜHRE MITARBEITERSCHULUNGEN DURCH

Dein Reinigungsservice ist nur so gut, wie das Wissen deiner Mitarbeiter*innen. Schule dein Personal in seinen Reinigungsaufgaben und unterstütze sie beim Ausfüllen der jeweiligen Checkliste für den Reinigungsplan. Du kannst auch eine Checkliste für Mitarbeiterschulungen anlegen, um zu sehen, wer eine Erstschulung erhalten hat und wann Folgeschulungen notwendig sind.

5. SCHAFFE EINE UNTERNEHMENSKULTUR

Häufig empfinden Arbeitnehmer*innen die Einführung von Checklisten für den Reinigungsplan als zusätzliche Belastung. Entbinde sie von dieser Belastung und sensibilisiere deine Reinigungskräfte für das Thema. Zeige ihnen, wie das Ausfüllen von Checklisten ihre Arbeit erleichtert und den Service des Unternehmens verbessern kann.

Wie hilft eine Checkliste beim Reinigungsplan?

Eine Vorlage für Reinigungslisten kann die Erstellung und Bearbeitung der meisten standardisierten Aufgaben oder Arbeitsaufträge erleichtern und für Einheitlichkeit sorgen. Mit einer Checkliste für die Reinigung entsteht keine Verwirrung und jeder weiß genau was, wie und wann etwas zu tun ist.

Checklisten, besonders für die Reinigung nach bestimmten Standards wie dem der HACCP im Lebensmittelbereich, sind außerdem wichtig für Dokumentationszwecke. Anhand von Unterschriften, Daten und Uhrzeiten lassen sich Verstöße nachverfolgen oder Hygienerisiken identifizieren. Außerdem kannst du Probleme in Prozessen oder an den Geräten schneller erkennen und beheben, wenn alles nach einem vorbestimmten Konzept abläuft.

Vor allem digitale Checklisten lassen sich bei Änderungen im Ablauf, Wechsel von Reinigungsmitteln oder neuen Geräten schnell anpassen. So kannst du stets einen reibungslosen Ablauf gewährleisten und alle Beteiligten auf dem neuesten Stand halten. Dadurch, dass alle abgearbeiteten oder überfälligen Reinigungslisten gleichzeitig für alle upgedatet werden, kann es nicht zu Doppelungen kommen. Jeder weiß in Echtzeit was, wann, wo passiert und durchgeführt worden ist. Deine Reinigungsliste wird also zu einer Art SOP Guideline, anhand derer jeder sich orientieren kann.

Mit Lumiform einen Reinigungsplan erstellen

Mit der mobile App von Lumiform führst du jede Art von Reinigungsarbeiten in den unterschiedlichsten Branchen und Bereichen einfach per Tablet oder Smartphone durch – online oder offline. Mit der Desktop-Software erstellst du Prüfisten und wertest die vor Ort gesammelten Daten aus. Dadurch wird das Risiko für Qualitätsverluste, Hygienemissachtungen und darauf folgende Reputationsschäden deutlich verringert.

Digitale Checklisten aus der Lumiform App befreien dich vom nervigen Papierchaos. Verwende unser Tool, um Reinigungsaufgaben und Qualitätsprüfungen mithilfe eines Reinigungsplans oder einer Reinigungsliste zu rationalisieren und Sauberkeits-SOPs effektiv umzusetzen. Der flexible Checklisten-Baukasten hilft dir jede individuelle Papierliste innerhalb weniger Minuten in digitale Formulare umzuwandeln. Wenn du Lumiform für deine Reinigungspläne und -listen verwendest, kannst du:

• Echtzeit-Daten über Reinigungsprozesse generieren und einen Überblick über alles gewinnen, was vor Ort geschieht. Damit wird Qualität messbar gemacht und du kannst anhand von Daten stetig Prozesse optimieren. Ist die Küche zum richtigen Zeitpunkt gereinigt worden? Wurden alle Vorgaben eingehalten? Gab es Probleme? Bleibe stets auf dem Laufenden und im Austausch mit deinem Team über die Lumiform Software.
• Reinigungsberichte werden automatisch erstellt – das spart dir und deinen Kolleg*innen wertvolle Zeit, erleichtert die Kontrolle und die Identifizierung von Bereichen, die deine besondere Aufmerksamkeit benötigen und erlaubt genaue Dokumentation.
• Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Reinigungsteams, mit Drittanbietern oder mit dem Management, löst du auftretende Vorfälle bis zu 4x schneller als zuvor.
• Steigere die Qualität des Reinigungsservices kontinuierlich: Durch den flexiblen Checklisten-Baukasten kannst du interne Prüfungen und Prozesse stetig optimieren. Das Lumiform den Prüfer durch die Prüfung führt, muss keine Schulung stattfinden.
• Die intuitive Bedienung bietet keinen Spielraum für Fehler für Prüfer vor Ort. Die App bietet weniger Komplexität beim Dokumentieren oder Ausfüllen von Checklisten als komplizierte Papier- oder Excel-Listen.